Grondslag voor het opvragen en verwerken van gegevens

Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

1. Het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
2. Het voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
3. Voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt. Wij vragen alleen de gegevens op die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze dienstverlening.

Persoonsgegevens bij notariële akten

De wet schrijft voor wat er allemaal aan persoonsgegevens door de notaris verzameld en gecontroleerd moet worden als er een akte wordt gemaakt. Dit heeft invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

1. 1. De notaris is verplicht bepaalde (persoons)gegevens in de akte te vermelden.
2. 2. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens altijd blijven bewaren.
3. 3. Als de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer in de akte worden veranderd, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig (en mogelijk) zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
4. 4. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in een aantal registers zoals de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster.
5. 5. Als uw persoonsgegevens worden opgenomen in een notariële akte houdt dit in dat de andere personen die in de akte worden genoemd uw gegevens ook kunnen zien. Als de akte wordt ingeschreven in een openbaar register, zijn uw gegevens ook voor derden zichtbaar.
6. 6. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
7. 7. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.
8. 8. Het kan zijn dat uw gegevens voorkomen in een notariële akte of in een dossier waarvan u niet de opdrachtgever bent of waarbij u niet rechtstreeks betrokken bent. Dit is bijvoorbeeld het geval als u bestuurder van een rechtspersoon bent, erfgenaam of legataris in een nalatenschap of administrateur van een vereniging van eigenaren. Als ons kantoor persoonsgegevens van u gebruikt die wij niet van u hebben gekregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van een aan ons verstrekte opdracht. De bron van uw gegevens is dan bijvoorbeeld de openbare registers (o.a. het Kadaster) of bijvoorbeeld een makelaar in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent.

Adviezen en overige diensten,

Als ons kantoor adviezen en overige diensten verleent met uw persoonsgegevens, doet hij dit in het kader van uw opdracht. Deze opdracht heeft invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

1. 1. De notaris zal in het kader van uw opdracht bepaalde (persoons)gegevens in het document zetten. Uw gegevens worden dus op basis van uw opdracht verwerkt.
2. 2. De notaris moet de documenten op basis van wettelijke bepalingen (bijvoorbeeld het Burgerlijk Wetboek, de WWFT of de Archiefwet) bepaalde documenten voor een bepaalde tijd bewaren.
3. 3. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
4. 4. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Bron van verwerkte persoonsgegevens

Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn (afhankelijk van het soort akte of opdracht):

1. - Openbare registers, waaronder het Kadaster
2. - Makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent
3. - Schenker
4. - Testateur
5. - (Mede) erfgenaam/legitimaris/legataris
6. - Overheidsinstantie/publiekrechtelijke instantie zoals bijvoorbeeld de belastingdienst
7. - Bank of andere geldverstrekker
8. - Deurwaarder
9. - Gevolmachtigde
10. - Accountant/boekhouder
11. - Tussenpersoon/adviseur
12. - Bewindvoerder
13. - Advocaat
14. - Bestuurder van een onderneming waarin u aandeelhouder bent
15. - Verzekeringsmaatschappij.

Verstrekking aan derden

Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan derde partijen door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren of indien u hiervoor toestemming heeft gegeven. De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken als dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, bijvoorbeeld aan een makelaar indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht.

Ook worden uw persoonsgegevens verstrekt aan de volgende ontvangers:

1. - Openbare registers
2. - Het Rijk

Persoonsgegevens van cliënten in het algemeen

Als je nog geen opdracht aan ons hebt gegeven voor het maken van een notariële akte, maar een opdracht voor advies of als je een vraag aan ons stelt, dan gebruiken wij jouw persoonsgegevens voor:

1. - onze administratie
2. - de communicatie met u
3. - in het algemeen om de opdracht te kunnen uitvoeren.

Als u ons een vraag hebt gesteld dan maken we gebruik van de gegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt. Voor een advies of andere opdracht vragen we u een aantal gegevens door te geven aan ons zoals: voornamen, achternaam, adresgegevens (inclusief e-mailadres) en telefoonnummer. We vragen ook om uw geldige identiteitsbewijs te zien en daarvan een kopie te maken.

Persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees

Persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees worden door ons gebruikt voor het toezenden van de nieuwsbrief. We versturen alleen nieuwsbrieven als u daar zelf een formulier voor hebt ingevuld. Hiervoor vragen wij u om de volgende persoonsgegevens te verstrekken: voornaam, achternaam, e-mailadres en telefoonnummer.

Bewaartermijn

Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens

Als uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.

Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

1. 1. Recht van inzage van de betrokkene

U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

1. 1. Recht op rectificatie

Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

1. 1. Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)

Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

1. 1. Recht op beperking van de verwerking

Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

1. 1. Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens (AVG)

Wanneer u een klacht hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens, verzoeken wij u dan contact met ons opnemen. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Contactgegevens Notarishuis Almere is gevestigd aan de Veluwezoom 5, 1327 AA Almere Email: info@notarishuisalmere.nl